Operasyonel mükemmellikte neler oluyor?

Operasyonel mükemmellik bazı firmalarımızda sadece süreç yönetimi olarak algılanırken bazılarında stratejik plandan günlük işlerimize yansıtılmasına kadar olan tüm aşamalar olarak algılanıyor. Operasyonel mükemmelliğin mevcut durumda nerede olduğu da gelecekle ilgili planların ne olduğu da buradaki algımızla ilişkili.

Küresel olarak Operasyonel Mükemmellik konusunda neler olup bittiği ile ilgili bir anket(*) PEX (Process Excellence Network) tarafından yapıldı. Katılımcıların profili aşağıdaki gibi:

  • %40’ı Kuzey Amerika, %27’si Avrupa, %11’i Asya, %9’u Latin Amerika, %7’si Avusturya/Yeni Zelanda ve %6’sı Ortadoğu bölgelerinden
  • 839 profesyonel

Ankete katılanlardan sadece %24’ü Proses / Operasyonel Mükemmellikten, Proses İyileştirme Departmanı’nın sorumlu olduğunu söyledi. Bunu, %18 ile Üretim ve %16 ile ayrı ayrı her bir departmanın sorumluluğu takip ediyor.

Bu katılımcılardan alınan cevaplara göre anahtar bulgular:

  • 2018-2019 yıllarında odaklanılacak 5 önemli alan, liderlik ve kültür, proses yeniden tasarımı, müşteri merkezli proses yönetimi, değişim yönetimi stratejisi, ve proses otomasyonu.
  • Katılımcıların %44’ü gelecek 12 ayda veri analitiği ve iş zekası konularında yatırım yapmayı planlıyor.
  • Katılımcıların sadece %22’si proses iyileştirme programlarının ilk ölçütünün maliyet azaltımı olduğunu söylüyor.
  • Katılımcıların %41’i proses iyileştirmeyi üst seviye iş stratejileri ile ilişkilendirmenin, önümüzdeki yılın birincil operasyonel mükemmellik meydan okumalarından biri olduğundan bahsediyor.
  • Katılımcıların %80’i 2018 Operasyonel Mükemmellik bütçesinde azalma görmeyi beklemiyorlar.
Operasyonel mükemmellikte dünyada bu işle uğraşan profesyonellerin mevcuttaki durumları ya da gelecekle planlamaları bizim de gelececeğimizi yönlendirmemiz için yol gösterici olabilir.
Yine PEX tarafından yapılan 2015 anketi ile 2017 anketi sonuçlarını Operasyonel Mükemmellik’e verilen önemi ve oluşturulan programı aaçısından karşılaştırırsak, kurumsal olarak yayılım olması %2’lik artışla %38’e ulaşıyor. 2017’de katılımcıların %8’i hiçbir proses / Operasyonel mükemmellik programı olmadığını söylüyor. Bu da 2015 ile karşılaştırdığımızda azalan bir trend anlamına geliyor.

Proses iyileştirmeleri, operasyonel mükemmellik kurum ajandasında yükseldikçe, kurumsal olarak yayılım yapan firmaların yüzdesi artarken hiçbir program uygulamayan firmaların oranı düşmeye devam edecektir.

Bizler de kurumsal olarak yayılımı sağlamak için, bugünden üst seviye iş stratejilerimizle iyileştirmelerimizi, mükemmellik yolundaki adımlarımızı ilişkilendirmeye başlamalıyız. Aksi takdirde rekabetçiliğimizi kaybedeceğiz.

(*)  _ Kaynak : 2017 biennial PEX Network state of the industry process excellence survey 

Advertisements

KELEBEK ETKİSİ

Bazen önemsemediğimiz küçük olaylar, hayatımızda, işimizde büyük sonuçlara sebep olur. Örneğin kullandığımız arabada kullanım srasında fark ettiğimiz ve önemsemediğimiz sesler ya da titreşim bir gün arabamızın yolda kalmasına yol açacak bir problem haline gelebilir. Bu durum o problemin ilerlemesi ile daha büyük hale gelmesi de olabilir. O problemin aracın içinde farklı yerleri etkilemesi sebebiyle, farklı bir yerden daha büyük bir problemle karşılaşmamız da olabilir.

Aynı durum iş yerimizdeki prosesler için de geçerli. Makine ayarlarında belirlediğimiz aralıkların dışına çıktığımızı ya da üründe karşılamamız gereken spesifikasyonda alt ya da üst limite yaklaştığımızı  gördüğümüzde bu, bizim için ileride daha büyük problemlere yol açacak bir problem olmalı.

Bu gibi durumlar istatistik ile, kelebek etkisi ile ya da farklı şekillerle açıklanabilir. Kelebek etkisi kısmına bakarsak nedir bu kelebek etkisi? “Kelebek etkisi” ifadesi 1960lı yıllarda hava durumu paternleri üzerine çalışan Edward Lorenz tarafından bulundu. Lorenz, kanat çırpan bir kelebek kadar narin bir şeyin atmosferdeki küçük değişiklikleri tetikleyebileceğine ve nihayetinde bir kasırga gibi dev bir hava olayının yolunu değiştirebileceğine inanıyordu. Başka bir deyişle, bir sistemin küçük bir bölümünde meydana gelen küçük değişikliğin daha geniş bir sistem üzerinde önemli değişiklikler yapabileceğine inandı.

Bunu içinde bulunduğumuz sistemleri, iş yerimizi ya da özel hayatımızı düşünerek dinamik bir sistemin başlangıç durumundaki küçük değişiklikler, sistemin uzun vadeli davranışında büyük değişiklikler yapabilir diyebiliriz.

Küçük bir değişikliğin, hareketin nelere sebep olabileceğini anlatan bir çocuk filminden alıntı ile kelebek etkisini daha iyi anlayabiliriz.

İş yerimizde ya da özel hayatımızda oluşan küçük değişikliklerin farkında olmak ve bunları problem olarak görüp çözüm aramak, bizim elimizden gelebilecek en iyi şey. Her zaman her şey kontrolümüz altında olmayabilir. Biz, kendi elimizde olan kısmına odaklanıp iyileştirdiğimizde olası büyük problemi ortadan kaldırmış ya da problemin büyüklüğünü küçültüp etkisini azaltmış oluruz.

**Bu yazı, daha önce https://www.paranomist.com/is-hayatinda-kelebek-etkisi.html web sitesinde yayımlanmıştır.

GİZLİ FABRİKA

“Damlaya damlaya göl olur” sözüyle anlatılmak istenen her ne kadar birikimlerimizden az da olsa tasarruf etmenin önemini vurgulamak olsa da, ben bugün istemsiz ya da kanıksanmış kayıp damlaların hayatımızda işletmemizde yarattıkları üzerine kullanacağım bu sözü.

Hayatta da iş yerimizde de her şey bir süreçten ibaret. Girdisi, operasyon adımları, çıktısı ve süreç göstergeleri olan bir süreç… Süreçlerimizde odaklandığımız genellikle çıktılarımızın kalitesi ve beklentilerimizi karşılayıp karşılamadığı oluyor. Süreç içinde neler olduğu ile ilgilenenlerimizin sayısı oldukça az.

Bir yerdeki çiçeğe ya da ağaca su vermek istediğimizi düşünelim. Bitkiye suyu vermek için bir çeşmeden su dolduruyoruz. Çeşmeden suyu vereceğimiz yere kadar kovadaki sudan bir miktar döküldüğünü ve arada gördüğümüz başka bir çeşmede kovadaki suyun eksiğini tamamladığımızı varsayalım. Bu durumda bitkiye götürmek istediğimiz kadar suyu götürmüş olacağız, değil mi? Bu sırada yaşadığımız kayıpsa yolda giderken döktüğümüz su ve ikinci çeşmeden tekrar su doldurmak için harcadığımız zaman olacak.

İş yerindeki süreçlerimizde de benzer bir durum var. Süreç sonunda yaptığımız kontrollerde ya da en son operasyonda yukarıdaki örnekte olduğu gibi %94,4 başarılı gibi görünüyoruz. Ancak oraya gelene kadar oluşan kayıplarımızı görmezsek sürecin %87,4 başarılı olabildiğini gözden kaçırıyoruz. Ve bu damlalar birike birike gittikçe büyüyen kayıp maliyetlerimizi oluşturuyor.

Armand Vallin Feigenbaum’un dediği gibi hataları düzeltmekte harcanan çaba o kadar fazla oluyor ki fabrikanın içinde gizli bir fabrika olmasıyla aynı etkiyi yaratıyor.

Bu gizli fabrikanın boyutunu küçültmek ya da tamamen ortadan kaldırmak için her bir operasyonda çalışan kişinin önce bunun farkında olması gerekir. Bu da öncelikle bunların takip edilebilmesi için bir sistem oluşturulmasıyla mümkün. Sistem, başta manuel takip gerektiren bir yöntem olabilir. En çok kaybı nerede yaşadığımızı bulmak ve sistemin doğru verileri elde edecek şekilde doğru çalıştığını tespit etmek açısından manuel bir takip yöntemiyle başlamak doğru olur. Sonrasında bu kayıpların kayıt altına alınması ve düzeltici-önleyici aksiyonların belirlenmesi için teknolojiden faydalanabiliriz. Her bir operasyonda, kaynakları verimli kullanıp kullanmadığımıza dair verileri sistemden otomatik almamızı sağlayacak yöntemler belirleyebiliriz. Veriler olmadan mevcutta nerede olduğumuzu ve neyi iyileştirebileceğimizi bilemeyiz. Bu nedenle veri toplamak için kendimiz, firmamız için en verimli yöntemi belirlemeli ve bir an önce çalışmaya başlamalıyız.

Damlaların birikip göl olmasına izin vermemek için sizlerin kullandığı yöntemler neler? Bu damlaların ve oluşturacağı gölün farkında olup geç olmadan önlemleri alacağımız çalışma alanları oluşturabilmek dileğiyle…

SİZ YOLCULUĞUN HANGİ EVRESİNDESİNİZ?

İster kişisel ister kurumsal olarak olsun, değişim her zaman zor ve sancılı. Her zaman başarılı olduğunu söylemek de mümkün olmuyor. 

Değişim ile kastettiğimiz yeni bir dil öğrenmek, düzenli olarak spor yapmak, topluluk önünde konuşmak, yeni bir işe başlamak, araba sürmeyi öğrenmek ya da firmamızda devreye alacağımız yeni bir proje olabilir. Mevcutta yapmadığımız ve artık yapmak istediğimiz her şeye değişim gözüyle bakabiliriz. 

Değişimde başarıyı yakalayıp yakalayamamamızı belirleyen 3 önemli nokta var.

 

İlk önemli nokta değişmek istediğimiz yöne gitmeye ne kadar kararlı ve istekliyiz? 

Kararlılığımızı ve istekliliğimizi gösteren ise, bu değişim için ne kadar kaynak ayırabileceğimiz ile bağlantılı. Harcayacağımız para, zaman ve emek, hepsi bizim için birer kaynak. Örneğin kilo vermek ya da sağlıklı yaşamak amacıyla düzenli spor yapmak istiyoruz. Öncelikli karar vermemiz gereken bunun için ne kadar zaman, para ve emek harcayacağımız. Çoğu kişiden duyuyorum, spor salonlarına üye olup spora gitmiyorlar. Bu da demek oluyor ki tek başına parayı ayırabileceğimizi düşünmek yeterli değil. Haftada 3 gün üyelik yapıyorsak 3 gün 1er saat zaman ayırabilecek miyiz? Spor salonunda geçirdiğimiz sürede gereken çabayı sarf edecek miyiz? Bunları düşünüp karar vermeden değişim için attığımız her adımın sonu başarısızlığa çıkıyor. Bu, firmalarda başlatılmak istenen değişimler için de geçerli. Parasal olarak kaynağı ayırdık, danışman ile anlaştık, her şey halloldu diye düşünmemek gerekiyor. Bu işe zaman ve emek harcaması gereken insanlara, bu imkanı tanıyıp tanımadığımız da önemli.

İkinci önemli konu da değişim istediğimiz konuyla ilgili olarak yeterli bilgiye ve değişim için gerekli yönteme sahip olup olmadığımız. Yine düzenli spor yapma konusunu ele alalım. Squat yapmak istiyoruz. Doğru hareketin nasıl yapılması gerektiğini bilmemiz gerekiyor. Bu hareketi yaparken dizlerimizin ayak parmaklarımızı geçmemesi gerektiğini, arkaya doğru oturma hareketi yapmamız gerektiğini bilmeliyiz. Squat yaparken hangi kaslarımızın çalışması gerektiğini de bilmek önemli. Çalışması gereken kasları bilmemiz, hareketi doğru yapıp yapmadığımızı belirleyecek.

Bir işi nasıl yaparsak daha kolay ve hızlı ilerleyeceğimizi bilmek, bizim için zor olan değişimi kolaylaştırabilir. Bunun içindir ki daha önce aynı değişimi yaşamış insanların tecrübelerinden faydalanıyoruz. Firmalara baktığımızda bu, benchmark yapmak yoluyla oluyor. Kişisel olarak ise elimizde çok zengin bir kaynağımız var. youtube kanalları bir işin nasıl yapılırsa daha kolay ve hızlı ilerleyebileceğimizi gösteren videolarla dolu. İşte size 2.dili kısa sürede nasıl öğrenebileceğimizi gösteren bir örnek:

https://www.youtube.com/watch?v=d0yGdNEWdn0&t=4s

Chris Lonsdale, 6 ayda yeni bir dil öğrenebileceğinizi savunuyor ve bunun için teknikleri, almanız gereken aksiyonları anlatıyor. Sizde işe yarayıp yaramayacağına kendiniz karar vereceksiniz. Size uygun olan yöntemi buluncaya kadar aramaktan vazgeçmeyin.

3.sü de değişimin bir anda olmayacağını bilmek ve kabul etmek. Harcayacağımız paranın, zamanın ya da emeğin miktarı bu değişimin süresini belirlemekte etkili olacaktır. Ama şuna emin olmalıyız ki kaynaklarımızı ne için kullanıyorsak ona dönüşeceğiz, değişimimiz o yönde gerçekleşecek.

Değişim, uzun vadeli, birçok kaynağı doğru kullanmamız gereken bir yolculuk. Yolculuğun hüsrana uğrama evresi de var, pes etmeyip devam edersek öncesine göre çok iyi performansa ulaşma evresi de.

Siz yolculuğun hangi evresindesiniz?

**Bu yazı daha önce https://www.paranomist.com/siz-yolculugun-hangi-evresindesiniz.html web sitesinde yayımlanmıştır.

OEE ve üretim kapasitesi

Genel olarak firmalara baktığımızda yeni makine yatırımı söz konusu olduğunda hemen yatırım maliyeti ve yatırımın geri dönüş hesaplamaları yapılmaya başlanıyor. Makine üretim kapasitesinin siparişleri yetiştirmek için yeterli olmaması sebebiyle bu arayış başlıyor. Ancak çok az firma önce mevcut kapasitesini arttırmanın yollarını arıyor.

Mevcut durumdaki kapasitede ne durumda olduğumuzu OEE (Overall Equipment Effectiveness) değeri ile takip edebiliriz.

OEE = Kullanılabilir zaman * Verimlilik * Kalite formülü ile hesaplanıyor.

OEE değerinde gerçekleştirilecek yüzdesel iyileşme,

  • makine arızalarının
  • setup sürelerinin
  • kalıp arızalarının
  • küçük duruşlar sürelerinin
  • hız kayıplarının
  • arızaya müdahale sırasındaki bekleme sürelerinin
  • kalite kayıplarının

azaltılmasıyla mümkün.

Bir örnekle yapacağımız değişikliklerin üretim kapasitesindeki etkisine bakalım.

Bu durumda OEE değerimiz;

Arıza süresi 15 dk azaltılabilirse; 15 dk => 900 sn; 900/63=14 parça fazladan üretim yapılabilecekti. Bu durumda OEE; makine çalışma süresi 390 dk, toplam üretim adedi 374 olduğundan aşağıdaki gibi değişecekti.

Aynı şekilde setup süresi için de bir çalışma yapılabilir ve sağlanan bu kazançlarla üretim kapasitesi arttırılabilir.

FastCap’tan bir videoda setup süresinin nasıl dramatik bir şekilde düşürüldüğü anlatılıyor. (8 saatten 5 dakikaya) Yapılamaz, bu setup süreleri azaltılamaz diyenler için hem teşvik edici hem örnek olması dileğiyle….

FastCap Video

Müşteri odaklılık mı? O da ne?

Hepimiz hayatta bazen müşteri bazen tedarikçi konumunda yer alıyoruz. Kimi zaman aldığımız üründen ya da hizmetten memnun oluyoruz kimi zaman olmuyoruz.
Müşterinin iyi bir ürün ya da hizmet satın aldığından emin olmanın bir kaç yolu var. Bu yollardan en önemlileri:
  1. İşletilen bir sistemin olması
  2. Çalışanların müşterinin öncelikli olduğuna inanması ve ona göre davranması
İşletilen bir sistemin olması
İşlerin doğru zamanda, beklenen kalitede ve doğru şekilde yapıldığından emin olmamızı sağlayacak bir sistem kurmak önemli. Bu sistemin herkes tarafından bilinip anlaşılması ve çalışanların sistemin çalışması için üstüne düşen görevleri yerine getiriyor olması sistemin çalıştığını gösteriyor. Peki sistem işletilmediği zaman ne oluyor? Müşterimiz beklediği hizmeti ya hiç alamıyor ya da beklediği kalitenin altında veya gecikmeli olarak alıyor.

Çalışanların müşterinin öncelikli olduğuna inanması ve ona göre davranması
Sorsak belki de birçok çalışan müşterinin öncelikli olduğunu söyleyecektir. Ancak davranışlarında bunu görmek her zaman mümkün olmayabilir. Bir çalışanın ya da firmanın müşteri odaklı olup olmadığını nasıl anlarız? Gerçek olaylardan yola çıkarak…
Dün karşılaştığım bir olay, hizmet al(ama)dığım firmada ve çalışanlarda her ikisinin de olmadığına beni inandırdı. 16/09 tarihinde internetten bir laptop çantası siparişi verdim. 18/09 tarihinde gönderim İstanbul’dan çıkmış, 19/09 tarihinde Bursa kargo ofisine gelmiş. 1-2 gün siparişimin ofisime teslim edilmesini bekledim.3.günden itibaren kargo şirketinin ilgili şubesini 6-7 kez aradım, telefon hiç açılmadı. 26/09 tarihinde kargo şubesine gittiğimde kargonun geri iade edildiğini öğrendim. Sabah erken saatte gittiğim için araçlara gönderiler yükleniyordu. Bana cevabı veren arkadaş kargonun iade edilmesi sebebiyle tekrar sipariş vermem halinde kargonun bana teslim edilebileceğini söyledi. Daha önceki durumdan ne farklı olacak? Bu defa teslim edileceğinden nasıl emin olabileceğimizi sorduğumda boş gözlerle bana baktı. Sonra araçta kargo tesliminden sorumlu olan arkadaşlara ….mh. ….. sokağa hangi arkadaşın teslimden sorumlu olduğunu sordu. İlgili de bulununca geçen hafta Tülay Tek adına kargo teslim etmek için adrese gidip gitmediğini sordu. Haliyle ne isim ne de adrese gidilip gidilmediği hatırlanmıyordu. “Siz de duydunuz yanıtı arkadaş hatırlamıyor” dedi. Adrese gelinip kimse bulunamamış olsa bir evrak bulmamız gerekmiyor mu sorum ise yine yanıtsız kaldı.
Hem kargo şirketine hem de internetten alışveriş yaptığım yere şikayetimi bildirdim. Takip edilip bir yere varır mı bilmiyorum. Bildiğim birşey varsa kargo şirketinde bir takip sistematiğinin eksik olduğu. Araçların hangi gün hangi kargoları aldığına, gün sonunda hangilerini teslim edip hangilerini teslim etmediğine ve müşterinin adreste bulunamadığına dair bir kayıt tutulması işleri kolaylaştıracak ve geçmişe dönük verilere ulaşabilirliği sağlayacaktır. İkinci konu da gittiğim şubedeki dağınıklık. Gelen, giden kargoların ne müşteriye göre ne kargo numarasına göre ne de başka bir başlığa göre sıralanmadığını görmek, çalışanların o dağınıklıkta bana kargoyu belki de o ofisten hiç araca yüklememiş olabileceğini düşündürttü. (Temsili resim aşağıda)

Çalışanların müşteri odaklı olmanın önemini bilmesi ve ona göre davranması bu noktada nasıl fark ediliyor? Sistemin olmadığı yerde çalışandan da çok şey beklememek gerekiyor. Çünkü her zaman hataya açık işlerle boğuşuyorlar. Böyle bir durumda yüzde oranı değişmekle beraber memnuniyetsiz müşteriyi kabul etmiş oluyoruz. Çalışanın inisiyatif alabilmesine olanak tanıyan firmalarda müşteriyi memnun etmek için gerekirse bu örnekte internetten alışveriş yapılan firma ile bağlantıya geçmesi kargoyu tekrar şubeye getirtmesi ve oradan da müşteriye ulaştırması mümkün olabiliyor.
Çok mu şey bekliyorum?
Önce sistemi kuralım, çalışır hale getirelim. Sonra çalışanların gerekli donanımda olmasını sağlayıp inisiyatif verelim. O zaman çok şey istemediğimizi anlayacağız. Her müşteri gibi doğru zamanda, doğru kalitede ve doğru miktarda ürün-hizmet almak istiyoruz.
Sizce firmada problem olan ve müşteri memnuniyetini etkileyen diğer konular nedir?

Çalışmayı kolaylaştıran hormon yapmışlar

Son zamanlarda hormonlarımızın bizi nasıl etkilediği ve bize neler yaptırabildiği üzerine çok düşünüyor olabilirim. Hepimiz insanız, bir olay ve davranış karşısında içimizde olan hareketliliğin nedeni hormonlarımız. Gülüyorsak, bir davranış bizi motive ediyorsa, birine güven hissetmemizi sağlıyorsa bu, o davranışları nasıl kodladığımız ve bu kodlara karşılık gelen hormonlarımız sayesinde oluyor.

Hormonlarımız bizde nelere sebep oluyor? Her şeye olumlu yönden baktığımız gibi iyi duygular oluşturan hormonlarımıza bakalım:

Dopamin

  • odaklanmayı sağlıyor,
  • motivasyonumuzu arttırıyor,
  • hafızamızı güçlendiriyor.

Oksitosin,

  • cömertliği arttırıyor,
  • güven veriyor,
  • bağ kurmamızı sağlıyor.

Endorfin,

  • yaratıcılığı arttırıyor,
  • rahat hissetmemizi sağlıyor,
  • odaklanmayı arttırıyor.

İşte ya da özel hayatımızda birlikte yaşadığımız, çalıştığımız kişilerde bunlardan hangisini sağlamak istediğimizi biliyor muyuz? Bunu bilmek bizim için neden önemli? Çünkü hangi hormonun artmasını istiyorsak davranışlarımızı buna göre şekillendirmek önemli. Tabi hiç birimiz robot değiliz, bir düğmeye basıp hadi şimdi bunu harekete geçirelim demek mümkün değil. Ancak kimi zaman bununla ilgili farkındalığımızın olması,  hareketlerimizi ya da düşüncelerimizi şekillendirmekte bize yardımcı olabilir.

Anlatacaklarımızı hikayeleştirmemiz, kendi hayatımızdan örnek vermemiz kişinin dopamin seviyesini yükseltir. Yaklaşık 5-6 sene önce aldığım bir eğitim sonrasında iletişimimi bana yakın 10 kişiden değerlendirmesini istedim (Bu, eğitimde bize verilen bir ödevdi). Arkadaşlarımdan biri “Bazen kendinden çok bahsediyorsun, bizim konuşmaya çok fırsatımız olmuyor” dedi. Bu, hiç beklemediğim ve farkında olmadığım bir durumdu. Bundan sonra ikili ilişkilerimde, herhangi bir sohbet sırasında ne kadar konuştuğuma, karşımdakine ne kadar söz hakkı tanıdığıma dikkat etmeye başladım. Ve ben bunun farkında oldukça iletişimin ilk kuralı olan iyi bir dinleyici olmak konusunda daha iyiyim. Sadece ben böyle düşünmüyorum, verilen geri bildirimlere göre de bu böyle. Bu hikayeyi, kişisel gelişimi ya da iletişim becerileri konusunda bir şeyler yapak isteyen biriyle paylaştığımı düşünün. “Demek ki farkında olarak, insan 30unda 40ında olsa da bir şeyleri değiştirebiliyormuş, ben de yapabilirim” motivasyonu oluşur mu? Kişinin daha çok odaklanmasını sağlar mı? “Sadece iletişim becerilerimizi arttırmak için kendime plan yaptım ve şimdi daha iyiyim” demekten de daha akılda kalıcı öyle değil mi?

Ya da kişinin kendisine küçük hedefler koyup onları başarması yine dopamin seviyesini arttırır.

Gelişkin bir empati yeteneğimiz varsa başkalarında oksitosin seviyesinin artmasını sağlıyoruz demektir. Hepimizin kişisel farklılıkları var. Genç-yaşlı, kadın-erkek, farklı bakış açıları ile yetiştirilmiş olmamızdan ve belki genlerimizden kaynaklanan farklılıklarımız. Bireysel farklılıkları anlayıp kabul etmek, karşımızdaki kişiyi anlamanın en başında geliyor.

Oksitosinin artmasına bir diğer etken sarılmak, tokalaşmak, omzuna dokunup kişiye desteğimizi hissettirmek. Bunları becerebilirsek çevremizdekiler bize güvenip bağ kurabiliyorlar.

Esprili ya da gülümsetmeyi bilen biri birlikte olduğu kişilerin endorfin seviyesini yükseltir. Hayata, işe eğlence katabilen kişiler birlikte oldukları insanlara endorfin salgılattığı için birlikte çalışmak için can atılan kişiler olur. Bir proje var ve artık son zamanlarına gelinmiş, derin bir nefes almak için gün sayıyorsunuz. Bir aksilik çıktı, öyle ki bu aksilik projeyi tamamlama zamanınızı geciktirebilir. Bu durumda her şeye olumsuz yanından bakıp sürekli işi yetiştiremeyeceğinize dair söylemlerde bulunan bir ekip arkadaşımız var. Bir de elinden gelenin en iyisini yapmaya çalışan ve aynı zamanda içinde bulunulan durumla ilgili espri yapan, işe eğlence de katan bir ekip arkadaşımız var. Hangisi ile çalışmak daha kolay? Hangisinin bize hissettirdikleri daha olumlu ve işi tamamlamak için çalışmaya yönlendiriyor? Daha az gerginlik olan, gülümsemenin de hayatımızın bir parçası olan işlerde içimizdeki yaratıcı güç ortaya çıkıyor.

İşimize ve gerekliliklerine karşı ciddi, hayata ve olaylara karşı esprili olursak bizim için çalışmak kolay, diğer insanlar için çalışılması kolay biri oluruz.

Sizlerin çalışmanızı kolaylaştıran hareketler neler? Ne yapılırsa kendinizi daha motive, odaklanmış ve yaratıcı hissediyorsunuz bilmek isterim.

Önce kendimizin sonra da çevremizdekilerin motive olması, güven hissetmesi, yaratıcı olabilmesi ve odaklanabilmesi için olması gereken sadece biraz anlayış ve çaba. Bu kadarını yapabilir miyiz?


Bu yazı daha önce https://www.paranomist.com/calismayi-kolaylastiran-hormon-yapmislar.html adresinde yayımlanmıştır.

Siz korkunuzdan kurtulmayı denediniz mi?

Denemek. Ne sihirli bir kelime.

Ekşi sözlükte bir tanımda “daha once hic yapmadiginiz birseyi “ilk defa” yapmak anlamina gelir.” denilmiş. Denemek, aynı şeyi yaparak değil, ama istediğimiz sonuca ulaşmak için farklı yolları, düşünceleri sınamak olarak ifade edilebilir. Böyle ifade edilince amacımıza ulaşmak için yılmadan, vazgeçmeden denemek sihirli bir kelime halini alıyor.

Hepimiz isteklerimize ulaşmayı istesek de biz en çok denemekten korkuyoruz. Denemekten neden korkarız? Hepimizin korkusunun altında yatan neden farklı ve aşağıdakiler gibi olabilir:

  1. Yeterinde hazır olmadığımızı düşünerek olmayacağı ihtimalinden korkarız
  2. Hata yapmaktan korkarız
  3. Olmaması ya da hata olması durumunda başkalarının diyeceklerinden korkarız
  4. Her adımı planlayan biriysek planımız tam olmamasından korkarız
  5. Yaptığımız işin sonucunda başkalarının kötü etkilenmesinden korkarız
  6. Alışkanlıklarımızı bırakarak risk almaktan korkarız

Bütün bu korkularımıza rağmen bazı şeyleri denemeden bilemeyiz. 5S çalışması, iyileştirme faaliyetlerine başlanması “yapılsa iyi olur” faaliyetlerdendir. Ama biz başlamayız. Kurumsal hayatta çalışırken sorsanız çoğu kişi kendi işini kurmak, esnek çalışma saatlerine sahip olmak, kendi kararlarını kendisi almak ister. Ama başlayamaz.

Neden denemiyoruz? Neden iyileştirme çalışmalarına başlamıyoruz? Neden kendi işimizi kurup ilerlemiyoruz?

korku

Bir kız çocuğu düşünün. Okulda yüzme öğreniyor, 6 yaşındayken artık kollukları çıkarması gerektiğini düşünüyor. Çünkü sınıfta artık onun gibi kollukları ile yüzen sadece bir kişi kalmış. Çocukla annesi arasında geçen diyaloğa bakalım :

Ç: Kolluklarımı çıkarmak istiyorum anne! Kollukla yüzen bir tek Ahmet’le ben kaldık.

A: E, çıkar o zaman kızım.

Ç: Ya çıkarıp da kolluksuz yüzmeyi başaramazsam?

A: O zaman kolluklarını takıp hazır olduğunu düşündüğünde tekrar denersin.

Ç: Olur mu anne, herkes güler o zaman bana…

A: Boşver kızım kimin ne dediğini. Hayatta her şeyde mükemmel olmamız gerekmiyor. Bazen hatalarımız olacak, yanlış kararlarımız olacak. Önemli olan bu yanlışlardan ders çıkarıp yeni yolumuzu buna göre belirleyip belirlemediğimizdir.

Siz denememe nedeninizi biliyor musunuz? Siz neden korkuyorsunuz? Önce bunu belirleyin, sonra atılması gereken adımlarınızı…

Deneyip sonuçları görüp yeni denemelerinizi buna göre planlarsınız. Önemli olan kaç kez düştüğümüz değil, ayağa kalkıp devam edebilmemiz. Yılmayın, denemeye devam edin!

Kaizen yaparken beynimizi yenebilir miyiz?

Değişim, olumlu ya da olumsuz olsun en başta herkeste direnç oluşturan ve korkuya sebep olan bir süreçtir. Korku ortaya çıktığında değişikliği, yaratıcılığı ve başarıyı engelleyebilir. Ancak adım adım ve her gün yapılan iyileştirmeler, değişiklikler beynin korku dolu tepkisini yatıştırır, mantıklı düşünceyi ve yaratıcılığı uyarır.

Beynimize bakarsak, sürüngen beyin, orta beyin ve beyin zarından (korteks) oluşur. Sürüngen beynimiz, bizi her sabah uyandıran, kalbimize atmasını hatırlatan taraftır. Orta beynimiz, duygularımızı barındırır ve tehlike karşısında kaç ya da savaş tepkisini vermemizi sağlar. Beyin zarı (korteks) ise mantıklı düşüncelerimizin ve yaratıcı dürtülerimizin yer aldığı alandır.
Bir değişiklik yapmak istediğimizde ya da yaratıcı bir sürece geçmek istediğimizde, ulaşmamız gereken yer kortekstir. Örneğin kilo vermek istiyoruz, bu kararı bize aldıran kortekstir. Peki kilo vermeye karar verdiğimiz halde bir oturuşta 1 kg baklava yememizi sağlayan şey nedir? Ya da yeni bir proje için atılım yapmak istediğimizde aksiyonlarımızı alırken hep bir engelle karşılaşmamızı neye borçluyuz? Bu engelleri ortaya atan şey nedir? Suçlu, orta beynimiz, orta beyinde yer alan amigdalamız.

Amigdala, değişimin bizde yarattığı korkuyu tetikler ve gardımızı almamızı sağlar. Bu nedenledir ki her gün düzenli olarak daha iyisi için atacağımız adımlar beynimizin bu özelliğine karşı bir tür gizli çözümdür.
Kaizen, kelime anlamıyla daha iyisi için değişimdir. Sürekli iyileştirme olarak tanımlayabiliriz. Bu çalışmaların yürütülmesinde en önemli faktör insan kalitesidir. İnsan kalitesi ile kastettiğimiz ise, kişilerin problemleri görebilme ve onları çözebilme yeteneğine sahip olmasıdır.
Bugün, dün yaptığımız işi geçmemizi ya da aşmamızı sağlayan şey bu faaliyetlerdir. Bunu, yaptığımız her işte her gün mükemmelliği aramak olarak yorumlayabiliriz. Kendimize ulaşılabilir ama aynı zamanda bizi zorlayacak hedefler belirlemek, amigdalayı harekete geçirmememizi sağlar.
Bizi zorlayacak hedefler, her gün daha iyisini yapabilmek için uğraşmak becerilerimizin de sürekli yenilenmesini gerektirir. Küçük adımlarımız devam ettikçe ve korteks (beyin zarı) çalışmaya başlayınca, beyin istediğimiz değişiklik için yeni sinir yolları döşer ve yeni alışkanlıklar oluşturur. Değişikliğin gözümüzü korkuttuğu yerde, yeni zihinsel programımız, beklentilerimizin bile üzerinde bir hızla bizi nihai hedefimize doğru götürür.

Amigdalanın bir diğer özelliği, yaşanan anı daha önce yaşanmış olaylarla karşılaştırma prensibine göre çalışmasıdır. “Bu olay bunun aynısı ya da değil” gibi… Önemli detayları gözden kaçırdığı için yersiz fevri tepkiler vermemize yol açabilir. Örneğin 5S çalışmasına başladığımız bir firmada “Biz daha önce bunu denedik, bu bizim firmada olmaz” tepkisiyle karşılaşmak gibi. Halbuki o zaman yönetimin yaklaşımı, kaynak ayırma isteği ve alınacak aksiyonlara desteği çok farklı şimdi daha farklı olabilir. Öğrenilmiş çaresizliklerimizin de suçlusu amigdala.
Peki insanoğlunda bu amigdala olduğu sürece değişim mümkün değil mi? Tabi ki mümkün, ancak amigdalanın devreye girmesine izin vermeden ya da devreye girdiği anın farkında olarak durumun analizini iyi yaparak hareket etmek gerekiyor. Yapılacaklardan birkaçı aşağıdakiler olabilir:
  • Alışkanlık haline getirerek düzenli olarak her günümüzün bir parçası haline getirmek
  • Daha önce yaşadıklarımızla arasındaki farkları düşünmek ya da öyle olduğunu düşünenlere farkı anlatmak ve göstermek

Siz ne dersiniz? Amigdalayı yenmek mümkün mü?

Sürekli iyileştirme yapabilmek için beynimizin bu oyununu nasıl alt ederiz?

Geleceğinizi kim belirleyecek?

Hayatta hedefler koymak, planlar yapmak harika bir şey. Ancak bir şeyleri planlıyor olmamız onların gerçekleşeceği anlamına gelmiyor. Hedefler belirlemek ve planlar yapmanın yanında bunları eylemlerimize yansıtmamız da önemli.

Hepimiz mutlu olmak istiyoruz. Bu durumda yola çıkış noktamızın bizi nelerin mutlu ettiğini bulmak olması gerekir. Hayatta en eşit dağıtılan şey zaman. Her sabah herkes 24 saatlik bir güne uyanıyor. Etrafımızda mutlu olduğunu düşündüğümüz kişilerse bu zamanı en etkin ve kendilerini mutlu edecek şekilde planlamış ve yaşayan kişiler. Biz onlara dışarıdan bakan insanlar olarak sadece çıktıyı yani mutluluğu görebiliyoruz. Bu mutluluğun altında yatanların farkında değiliz.

Konu ne olursa olsun hep bir hedef koymak, bu hedefe ulaşabilecek planları yapmak ve adımlarımızı buna göre atmak, yoldan şaştığımızda bu aksiyonları değiştirmek isteğimize ulaşmamızı sağlıyor. Katıldığım bir networking seminerinde aslında her şeyin bir plan dahilinde ve belli bir amaca yönelik olarak yapıldığında sonuç alabildiğimizi bir kez daha fark ettim. Bundan 3 yıl ya da 5 yıl sonra ne yapmak istiyoruz? Bu, amacımızı-hedefimizi belirleyeceğimiz nokta. Gitmek istediğimiz yere ulaşmak için kimlerle işbirliği yapmamız ya da kimleri tanıyor olmamız gerekiyor. Bu kişilere ya da firmalara nasıl ulaşabilirim? İşbirliğimiz ya da çalışmamız nasıl bir ortak fayda içerebilir? Hangi tarihlerde bu iletişimi sağlamam uygun olur? Bu soruların cevabı da planlarımızı yapmamıza yardımcı olacak. Ve en önemli nokta tüm bunların yazılı hale getirilmesi. Yazılı hale getirmek de bizim doğru yolda ilerleyip ilerlemediğimizi takip etmemizi sağlayacak. Şimdiye kadar öğrendiğim bir şey varsa o da her şeyin planlandığı gibi gitmediği. Bu durumda planımızdan ne kadar saptığımızı ya da bu sapmayı nasıl giderebileceğimizi görmemiz, planımızı revize etmemiz gerekiyor.

Başarı ya da mutluluk gördüğümüzde ardında ne kadar emek, ne kadar zaman var bilmiyoruz. Kimbilir kaç başarısızlığın ya da mutsuz olayın ardından öğrenerek o başarı ya da mutluluk yakalandı. Ne kadar çok plan yapıldı, uğraş verildi.

Siz de neye zaman ve emek harcadığınıza dikkat edin, çünkü geleceğinizi bu belirleyecek. Şimdi soruyorum size, hayattaki amacınız ne?

 

Bu yazı daha önce https://www.paranomist.com/geleceginizi-kim-belirleyecek.html web sitesinde yayınlanmıştır.